Usługi cateringowe trzech imprez towarzyszących Finałowi regat The Tall Ships Races Szczecin 2017.

Nr sprawy: 17/ZZ/21/LN

Szczecin, dnia 30.06.2017 r.

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU
na
USŁUGI SPOŁECZNE
w postępowaniu prowadzonym na podstawie art. 138o ustawy pzp na:

„Usługi cateringowe trzech imprez towarzyszących Finałowi regat The Tall Ships Races Szczecin 2017.”

1. ZAMAWIAJĄCY:
Żegluga Szczecińska Sp. z o.o.
Ul. Jana z Kolna 7
70-603 Szczecin
NIP 851-020-72-24

2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
1) Nazwa nadana zamówieniu:
„Usługi cateringowe trzech imprez towarzyszących Finałowi regat The Tall Ships Races Szczecin 2017.”
2) Rodzaj i tryb udzielania zamówienia:
Usługi społeczne na podstawie art. 138o Ustawy PZP
3) Opis przedmiotu, zakresu i wielkości zamówienia:
1. Przedmiot zamówienia określony został we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV)
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55521200-0 Usługi dowożenia posiłków
55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków
55511000-5 Usługi bufetowe kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów
2. Część pierwsza
Dyskoteka dla załóg od godziny 20.00 dnia 05.08.2017 do godziny 00:30 dnia 06.08.2017r.
Przedmiot zamówienia :Przedmiotem zamówienia jest obsługa cateringowa „Dyskoteki dla załóg” towarzyszącej Finałowi regat The Tall Ships Races Szczecin 2017 według poniższych założeń:
Przewidywana liczba gości: 2000 osób
Formuła: dyskoteka, jedzenie wydawane w opakowaniach jednorazowych na podstawie kuponów (każdy uczestnik otrzymuje 3 kupony), napoje alkoholowe i bezalkoholowe wydawane na podstawie kuponów (każdy uczestnik otrzymuje 3 kupony do wymiany na napoje alkoholowe albo na bezalkoholowe).
Miejsce wykonania zamówienia: budynek tzw. Cielętnik na ul. Wendy w Szczecinie; Łasztownia

Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie:
1)Przygotowanie posiłków w dniu realizacji usługi z należytą starannością, ze świeżych produktów.
2)Przygotowanie tabliczek z oznaczeniami potraw w języku polskim oraz angielskim.
3)Dostarczenie potraw do miejsca imprezy.
4)Zapewnienie należytej ilości osób niezbędnych do:
- sprawnego wydawania potraw i bieżącej obsługi,
- sprawnego sprzątania odpadków cateringowych,
- utrzymywania czystości oraz estetycznego wyglądu stołów bufetowych.
5)50 zestawów biesiadnych, 50 stolików koktajlowych;
6)stołów bufetowych z nakryciami w ilości niezbędnej do realizacji usługi;
7)dwanaście stanowisk z obsługą przystosowanych do serwowania piwa marki sponsora (rollbar z chłodziarką, gaz – Zamawiający dostarczy kegi marki Tyskie);
8)Schludnego i jednolitego stroju dla obsługi kelnerskiej, z elementami kolorystycznymi wskazanymi przez Zamawiającego;
9)Wydawanie napojów bezalkoholowych na podstawie odpowiednich kuponów. Obsługa punktu będzie zobowiązana zebrać odcinki w celu rozliczenia z zamawiającym. Napoje dostarczone przez Zamawiającego powinny być schłodzone przez cały okres trwania dyskoteki;
10)Wydawanie napojów alkoholowych (piwo z kega) na podstawie odpowiednich kuponów. Obsługa punktu będzie zobowiązana zebrać odcinki w celu rozliczenia z zamawiającym. Napoje alkoholowe dostarcza Zamawiający;
11)Zapewnienie wystarczającej ilości naczyń jednorazowych i sztućców dostosowanych do rodzaju potraw, kubków plastikowych do piwa, serwetnika na każdy zestaw biesiadny;
12)Zapewnienie bezpiecznego przechowania żywności (zapewnienie odpowiedniej ilości lodówek, chłodziarek);
13)Zapewnienie urządzeń do podgrzewania/przygotowywania potraw.
14)Wykupienie polisy od odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu lub na osobie, wyrządzone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zadania przy sumie gwarancyjnej nie mniejszej niż 500 tys. złotych, pozwalającej na zaspokojenie ewentualnych roszczeń;
15)Wszelkiego sprzętu gastronomicznego i technicznego potrzebnego do realizacji usługi;
16)Posprzątania po dyskotece tj. zabrania wszystkich mebli i wyposażenia Wykonawcy (wywóz śmieci po stronie Zamawiającego) oraz przywrócenie stanu zastanego nie później niż do 06.08.2017 do godz. 10.00, r.;
17)Schłodzenia dostarczonych przez Zamawiającego napojów

3. Część druga
Obiad Kapitański 6.08.2017
Przedmiot zamówienia :
Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa „Obiadu Kapitańskiego” dla gości finału regat The Tall Ships Races Szczecin 2017r w randze VIP w tym przedstawicieli rządu, głów państw, członków kierownictwa instytucji, organizacji międzynarodowych i krajowych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych. według poniższych założeń:
Przewidywana liczba gości: 300 osób
Formuła: bankiet zasiadany z potrawami podawanymi przez kelnerów do stołów.
Miejsce wykonania zamówienia: hol główny Filharmonii Szczecińskiej (proszę wziąć pod uwagę, że w budynku nie ma możliwości przygotowania ciągu technologicznego i należy rozważyć użycie namiotów na zewnątrz lub wykorzystania korytarza przylegającego do holu głównego – w tym przypadku należy zabezpieczyć ściany i podłogi przed zabrudzeniem).
Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie:
1) usługi cateringowej według własnej propozycji menu dla wszystkich gości. Propozycja menu musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego;
2) wystarczającej ilości stołów okrągłych 10 os.;
3) elementów dekoracyjnych takich jak: obrusy, bieżniki, dekoracje kwiatowe, nakrycia stołów pomocniczych wraz z dekoracjami, oświetlenie stołowe; Przewodni kolor elementów dekoracyjnych to kolory Floating Garden (niebieski, zielony);
4) stołów bufetowych z nakryciami w ilości niezbędnej do realizacji usługi;
5) wszelkiego sprzętu gastronomicznego i technicznego potrzebnego do realizacji usługi;
6) zastawy szklanej porcelanowej;
7) krzeseł bankietowych z pokrowcami w kolorze Floating Garden (niebieski, zielony);
8) wykwalifikowanej obsługi kelnerskiej w ilości niezbędnej do sprawnego obsłużenia gości (osoby znające język angielski na poziomie komunikatywnym);
9) rozłożenia na stołach elementów dodatkowych wskazanych w zobowiązaniach Zamawiającego;
10) obsługi, do nalewania na życzenie gości piwa marki sponsora przy czterech rollbarach;
11) posprzątania części cateringowej po obiedzie (wywóz śmieci po stronie Zamawiającego) oraz przywrócenie stanu zastanego nie później niż do godz. 10.00, 07.08.2017 r.;
12) synchronicznego serwowania dań;
13) odpowiedniej temperatury serwowanych dań;
14) odpowiedniej temperatury serwowanych napojów;
15) wysokiej jakości świadczonej usługi;
16) świeżych i wysokiej jakości produktów spożywczych.
17) Wykupienie polisy od odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu lub na osobie, wyrządzone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zadania przy sumie gwarancyjnej nie mniejszej niż 500 tys. złotych, pozwalającej na zaspokojenie ewentualnych roszczeń;
4. Część trzecia
Uroczyste otwarcie The Tall Ships Races
Przedmiot zamówienia :
Przedmiotem zamówienia jest obsługa cateringowa Uroczystego otwarcia finału regat The Tall Ships Races Szczecin 2017 według poniższych założeń:

Przewidywana liczba gości: 300 osób

Formuła: uroczystość - cocktajl party. Kelnerzy roznoszą na tacach napoje bezalkoholowe i alkoholowe oraz drobne przekąski na zimno i na ciepło. Napoje oraz przekąski muszą być serwowane w taki sposób, aby uczestnicy przyjęcia nie mieli trudności z konsumpcją odbywającą się na stojąco. Przekąski muszą się charakteryzować trwałą konsystencją, by nie kruszyły się w palcach i małym rozmiarem, by można było je zjeść bez pomocy sztućców. Wskazane jest, żeby różniły się barwą, kształtem oraz aromatem. Przekąski gorące powinny być wydawane z kuchni na dużych, płaskich półmiskach i roznoszone przez kelnerów na tacach. Przez cały czas trwania przyjęcia napoje i zakąski muszą być podawane bez przerwy, dlatego do każdego kelnera podającego napoje powinien być przydzielony kelner z zakąskami. Zapewni to podanie gościom zakąsek bezpośrednio po podaniu napojów.
Miejsce wykonania zamówienia: hol Muzeum Narodowego w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 3
Czas trwania: 16.00-18.00; 05.08.2017
Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie:
1) usługi cateringowej drinków bezalkoholowych, wina musującego oraz przekąsek dla wszystkich gości, zgodnie z punktem 4.6.
2) zapewnienie stolików koktajlowych z pokrowcem stretchowym, serwetniki
3) wszelkiego sprzętu gastronomicznego i technicznego potrzebnego do realizacji usługi;
4) kieliszków do wina oraz innej zastawy do realizacji usługi;
5) wykwalifikowanej obsługi kelnerskiej w ilości niezbędnej do sprawnego obsłużenia gości;
6) posprzątania części cateringowej po uroczystości (wywóz śmieci po stronie Zamawiającego) oraz przywrócenie stanu zastanego nie później niż do godz. 20.00, 05.08.2017 r.;
7) odpowiedniej temperatury serwowanych dań;
8) odpowiedniej temperatury serwowanych napojów;
9) wysokiej jakości świadczonej usługi;
10) wysokiej jakości produktów spożywczych.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zamieszczony w specyfikacji.
3. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
1) Część 1. – 05.08.2017 – 6.08.2017
2) Część 2. – 06.08.2017
3) Cześć 3. – 05.08.2017

4. KRYTERIA OCENY OFERT:
Kryterium, którym zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty jest:

a) dla części 1.
Cena - 80%,
Jakość menu – 20 %, maksymalna liczba możliwych do uzyskania punktów wynosi 20.
Komisja dokona oceny złożonych przez Wykonawcę próbek dla każdego z 4 członków komisji. (Na próbkę degustacyjną dla jednego członka komisji składać się będzie: porcja degustacyjna sałatki, sandwicha z szynką, chleba ze smalcem) biorąc pod uwagę smak, zapach, konsystencję, wygląd zewnętrzny. Każdy z 4 członków komisji będzie miał do dyspozycji 5 pkt. i przydzieli od 0 do 5 punktów menu Wykonawcy, które spełniło powyższe wytyczne.

b) dla części 2.
Cena – 60%,
Kryterium estetyka dekoracji stołu – 10%

Komisja dokona oceny na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę 3 zdjęć przedstawiających przygotowany stół. Komisja przy ocenie będzie się kierowała wrażeniem estetycznym prezentacji, w szczególności takich elementów jak: zastawa stołowa, dekoracja kwiatowa, oświetlenie, dostosowanie całości kompozycji do grupy odbiorców i charakteru spotkania.Wykonawca dołączy do oferty zdjęcie o wymiarach min. 10 cm x15 cm w wersji drukowanej lub elektronicznej (w formacie jpg. lun pdf, na nośniku). Dołączone do oferty zdjęcia muszą oddawać wygląd rzeczywisty, nie mogą być poddane żadnej obróbce cyfrowej. Każdy z 4 członków komisji będzie miał do dyspozycji 2,5 pkt. i przydzieli od 0 do 2,5 pkt Wykonawcy, który spełnił powyższe wytyczne.
Kryterium wygląd potraw – 20%
Komisja dokona oceny na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę zdjęć przedstawiających wygląd 3 propozycji: przystawki, dania głównego, deseru. Komisja przy ocenie będzie się kierowała wrażeniem estetycznym prezentacji, w szczególności takich elementów jak: kompozycja ułożenia, estetyka ułożenia, walory wizualne.Wykonawca dołączy do oferty zdjęcie o wymiarach min. 10 cmx15 cm w wersji drukowanej lub elektronicznej (w formacie jpg. lub pdf, na nośniku). Dołączone do oferty zdjęcia muszą oddawać wygląd rzeczywisty, nie mogą być poddane żadnej obróbce cyfrowej.Każdy z 4 członków komisji będzie miał do dyspozycji 5 pkt. i przydzieli od 0 do 5 pkt. Wykonawcy, który spełnił powyższe wytyczne.
Kryterium estetyka wyglądu ubioru kelnera – 10 %

Komisja dokona oceny na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę zdjęć przedstawiających kelnera lub kelnerkę w stroju służbowym. Komisja przy ocenie będzie się kierowała wrażeniem estetycznym stroju, w szczególności weźmie pod uwagę: elegancki i schludny wygląd ubioru, użycie w elementach ubioru dodatków typu muszka, apaszka, apaska w kolorze Floating Garden (niebieski, zielony). Dodatkowo punktowane będzie jeżeli Wykonawca zaproponuje umieszczenie logotypu imprezy na elemencie ubioru (np. zapaska, koszula). Wykonawca dołączy do oferty zdjęcie o wymiarach min. 10cm x15 cm w wersji drukowanej lub elektronicznej (w formacie jpg lub pdf, na nośniku). Dołączone do oferty zdjęcia muszą oddawać wygląd rzeczywisty, nie mogą być poddane żadnej obróbce cyfrowej. Każdy z 4 członków komisji będzie miał do dyspozycji 2,5 pkt. i przydzieli od 0 do 1,5 pkt za elegancji, schludny wygląd ubioru i użycie w elementach ubioru dodatków w kolorze Floating Garden oraz 1 pkt za umieszczenie logotypu.

c) dla części 3.
Cena – 60%,
Kryterium wygląd potraw – 40%
Komisja dokona oceny na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę zdjęć przedstawiających wygląd 6 propozycji każdej z wymienionych w Rozdziale XI pkt 4.6 ppkt 3 przekąsek. Komisja przy ocenie będzie się kierowała wrażeniem estetycznym prezentacji, w szczególności takich elementów jak: kompozycja ułożenia, estetyka ułożenia, walory wizualne.
Wykonawca dołączy do oferty zdjęcia o wymiarach min. 10 cm x 15 cm w wersji drukowanej lub elektronicznej (w formacie jpg. lub pdf, na nośniku). Dołączone do oferty zdjęcia muszą oddawać wygląd rzeczywisty, nie mogą być poddane żadnej obróbce cyfrowej.Każdy z 4 członków komisji będzie miał do dyspozycji 10 pkt. i przydzieli od 0 do 10 pkt. Wykonawcy, który spełnił powyższe wytyczne.
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa ilość punktów. Wszystkie wyniki zostaną przez zamawiającego zaokrąglone, zgodnie z zasadami matematycznymi, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

5. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:
1) Ofertę należy złożyć w sekretariacie Żeglugi Szczecińskiej ul. Jana z Kola 7, 70-603 Szczecin, w terminie do dnia 7 lipca 2017 do godz. 13:30.
2) Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

6. INFORMACJE DODATKOWE:
1) Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną część zamówienia lub dwie części zamówienia lub na wszystkie części zamówienia.
2) Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta będzie odpowiadała wszystkim wymaganiom określonym w Ogłoszeniu oraz Instrukcji.
3) Z wybranym wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa.
Załączniki:
1) Specyfikacja - Usługi cateringowe
2) Zał nr 1 do spec - formularz oferty
3) Zal nr 2 do spec – oświadczenie _wykluczenie_ wykonawcy
4) Zal nr 3 do spec - oświadczenie podmioty trzecie
5) Zał nr 4 do spec-wykaz-prac
6) Zał nr 5a do spec - wzór Umowy część I
7) Zał nr 5b do spec - wzór Umowy część II
8) Zał nr 5c do spec - wzór Umowy część III